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會議接待要注意哪些細節(jié)?
查看:11902  發(fā)稿日期:2017-6-18 16:04:01

會議接待要注意的細節(jié)

會議接待是保證會議圓滿召開的基礎(chǔ),所以在會議接待工作中必須注重很多細節(jié)。

首先是會議的籌備工作。
1
、確定會議接待方式。根據(jù)參加會議的人數(shù)、規(guī)模及會議標(biāo)準(zhǔn)不同,確定會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容、會議接待的方式,以及會議的禮儀要求等。
2
、確定會議日程通知。會議日程是會議活動的指南,它是人們了解會議情況的重要依據(jù),是會議必備材料。會議方式確定后,就必須制作會議日程,會議日程要確定到會期內(nèi)每一天的具體安排,包括主持人、接待人、講話人、陪同人等,它的形式既可以是文字的也可以是表格的。日程確定后,及時向與會代表發(fā)送會議通知。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、是否需要會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí),這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。會議通知時可將會議方案隨會議通知一起發(fā)放,也可在會議報到時發(fā)放。

3、確定布置會議場地。根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議內(nèi)容來綜合考慮選擇會場,會場最好能達到以下標(biāo)準(zhǔn):
第一,大小要適中。會場太大,人數(shù)太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數(shù)過多,擠在一起,像鄉(xiāng)下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間。
第二,地點要合理。如果會議一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方;超過一天的會議,應(yīng)盡量把地點定的離組織者和多數(shù)與會者交通方便的地方,免得與會者來回奔波;超過三天以上的會議,特別是專業(yè)性強的會議,盡可能選擇風(fēng)景秀麗、相對安靜的地方,減少人員來往,與會代表外出,擾亂會議。
第三,附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為上次會議是從這里開的,沒出什么問題,就草率地認為這回也會同樣順利。否則,可能會造成損失。
第四,要有停車場。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議,根據(jù)會議內(nèi)容,在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?稍跁䦂鰞(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán),主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應(yīng)擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做,來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置,企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
③教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。
4
、準(zhǔn)備會議資料。會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。
5
、會前檢查。這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。
其次,進入會議接待。
接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。設(shè)一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應(yīng)脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些,以便保存。如需要發(fā)放資料,應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。
②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后,接待人員應(yīng)遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務(wù)。
倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者,以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面,手指不能因在北口上,不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋,右手吃水戶,將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里,不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差錯,應(yīng)不動聲色地盡快處理,不能驚動其他人,不能慌慌張張,來回奔跑,將與會者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。
其他服務(wù)會議按擬定的程序進行,應(yīng)緊湊,不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員嚴(yán)陣以待,做好各項準(zhǔn)備工作。如,會議進行第一項:全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如,大會宣布辦法榮譽證書,組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊,禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來,另有禮儀小姐將證書一一遞上,由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)。為使會場上的活動有條不紊,必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓(xùn)練,避免會場上出現(xiàn)混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事,服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊,輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo),最好用字條傳遞通知,避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語,分散與會者注意力。
做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進行之中,就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如,會后要照相,就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外,會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。
最后,會后服務(wù)。

會議結(jié)束后,全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。
組織活動會議結(jié)束后,有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào),而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責(zé),做好自己分擔(dān)的工作,以保證活動計劃的順利實施。
送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。
清理會議文件 ①根據(jù)保密原則,回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀(jì)要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)

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